1. Worum geht es? Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Online-Stellenausschreibung. Uns, der Grüner Fisher Investments GmbH, Sportstraße 2 a, 67688 Rodenbach (nachfolgend auch „Grüner Fisher“, „GFI“, „wir“, „uns“), ist der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ein sehr wichtiges Anliegen. Daher ist es für uns selbstverständlich, mit Ihren personenbezogenen Daten unter Einhaltung der geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes, sorgfältig und verantwortungsvoll umzugehen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Online-Einreichung Ihrer Bewerbung über unser Bewerbungsformular auf unserer Karriere-Webseite https://www.gruener-fisher-karriere.de/bewerbungsformular.html sowie auch für über Recruiter (Personalvermittler) oder andere Wege als das Formular erhobene Bewerbungsdaten.

Grüner Fisher ist in Bezug auf diese Datenverarbeitung datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“). Mit dieser Datenschutzerklärung erläutern wir Ihnen im Folgenden, wie wir, Grüner Fisher, als datenschutzrechtlich Verantwortlicher i.S.d. DSGVO Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Nutzung Ihrer Online Bewerbung verarbeiten, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und auf welche Weise dies geschieht sowie welche Rechte Ihnen insofern zustehen.

„Personenbezogene Daten” sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Online-Kennung, zu Standortdaten oder zu besonderen Merkmalen, identifiziert werden kann.

„Verarbeitung” meint jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage?

1. Datenerhebung

   Bei der Online-Einreichung Ihrer Bewerbung über unser Bewerbungsformular, dass auf unserer Karriere-Webseite zur Verfügung steht https://www.gruener-fisher-karriere.de/bewerbungsformular.html und des damit verbundenen Bewerbungsverfahrens, verarbeiten wir bestimmte personenbezogenen Daten. Hierzu zählen insbesondere die folgenden Daten:

   • Anrede, Titel
   • Name, Vorname
   • Telefonnummer
   • E-Mail-Adresse
   • ggf. Nachricht
   • Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate etc.)
2. Zweck der Datenerfassung / Datenweitergabe

   Die Erhebung und Verarbeitung Ihrer persönlichen Bewerbungsdaten erfolgt ausschließlich zweckgebunden für die Besetzung von Stellen innerhalb unseres Unternehmens. Ihre Daten werden grundsätzlich nur an die für das konkrete Bewerbungsverfahren zuständigen innerbetrieblichen Stellen und Fachabteilungen unseres Unternehmens weitergeleitet. Im Recruiting-Prozess erfolgt ein Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten nur durch diejenigen Personen, die mit dem Recruiting-Prozess betraut sind.

   Je nach Stellenausschreibung und Position kann es sein, dass personenbezogene Daten wie Kontaktdaten und Bewerbungsmaterialien an bestimmte Kollegen unserer Konzerngesellschaft Fisher Investments LLC. in die USA übermittelt werden, die ebenfalls im Recruiting-Prozess involviert sein können.

   Die Server, auf denen die entsprechenden personenbezogenen Daten gespeichert werden, befinden sich in den USA. Es ist durch geeignete vertragliche Vereinbarungen mit unserer Konzerngesellschaft Fisher Investments LLC. sichergestellt, dass Ihre personenbezogenen Daten auch im Ausland hinreichend geschützt sind, insbesondere durch die Verwendung der von der EU-Kommission veröffentlichten Standardvertragsklauseln.

   Daneben weisen wir Sie auch darauf hin, dass im weiteren Verlauf des Recruiting-Prozesses und der Prüfung Ihrer Bewerbung evtl. die Abfrage bei Kredit-Auskunfteien zur Prüfung der geordneten finanziellen Verhältnisse, eine gesonderte Einwilligung erforderlich werden wird.

3. Rechtsgrundlage

   Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG-neu sowie ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen. Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

   Rechtsgrundlage für die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an unsere Konzerngesellschaft Fisher Investments in den USA ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Gesetzliche, unabhängig neben der Einwilligung stehende Grundlage für die Verarbeitung der aufgeführten personenbezogenen Daten in dem beschriebenen Umfang ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) DSGVO, wobei sich das berechtigte Interesse an der Übertragung daraus ergibt, dass die im Recruiting-Prozess involvierten Kollegen sich nur so effektiv am Bewerbungsverfahren beteiligen können.

   Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden (s. Ziffer 6 dieser Datenschutzerklärung).

   Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG-neu die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

3. Erhalten Dritte Ihre personenbezogenen Daten?

Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von iCims, Inc. welche eine Cloud-basierte Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (www.icims.com), betrieben. Hierbei werden die erhobenen personenbezogenen Daten in den USA verarbeitet. Mit dem seit Juli 2023 zwischen der EU und den USA geschlossenen Data-Privacy Framework liegt ein Angemessenheitsbeschluss für die USA nach Art. 45 DSGVO vor, Home (dataprivacyframework.gov). Gemäß diesem Beschluss gelten die USA als sicherer Drittstaat in Bezug auf den Datenschutz. Dadurch sind für Datenexporte an Empfänger in den USA keine zusätzlichen Legitimationsinstrumente mehr erforderlich. Der Schutzmechanismus setzt eine Zertifizierung und Registrierung der Unternehmen voraus. iCims besitzt eine solche Zertifizierung, siehe Participant Detail (dataprivacyframework.gov), so dass bei der Verarbeitung der Daten durch iCims ein zu der EU gleichwertiges Schutzniveau in Bezug auf den Datenschutz besteht.

iCims ist im Zusammenhang mit der Verarbeitung der eingehenden Bewerbungsdaten Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grüner Fisher führt das Bewerbungsverfahren durch.

Im Rahmen der in die Datenbank übermittelten Bewerbungsdaten hat auch ein begrenzter und klar definierter Personenkreis der Personalabteilung unserer Konzerngesellschaft Fisher Investments, LLC. Einsicht und Zugriff auf diese Daten. Zweck dieser Einsicht und des Zugriffs ist die administrative Unterstützung im Bewerbungsverfahren und Sicherstellung einer zügigen Bearbeitung und Abwicklung eingehender Bewerbungen. Die Server unserer Konzerngesellschaft Fisher Investments, LLC. befinden sich in den USA. Es ist durch geeignete vertragliche Vereinbarungen mit Fisher Investments LLC. sichergestellt, dass die übermittelten personenbezogenen Daten auch im Ausland hinreichend geschützt sind, insbesondere durch die Verwendung der von der EU-Kommission veröffentlichten Standardvertragsklauseln sowie weiteren getroffenen Schutzmaßnahmen.

4. Aufbewahrungsdauer der Bewerbungsdaten

Eine Löschung Ihrer persönlichen Bewerbungsdaten erfolgt grundsätzlich automatisch 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen einer Löschung entgegenstehen, die weitere Speicherung zum Zwecke der Beweisführung erforderlich ist oder Sie einer längeren Speicherung ausdrücklich zugestimmt haben (s. Ziffer 5 dieser Datenschutzerklärung).

5. Speicherung für zukünftige Stellenausschreibungen

Sollten wir Ihnen keine aktuell zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für zukünftige Stellenangebote interessant sein könnte, werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten 18 Monate lang speichern, sofern Sie einer solchen Speicherung und Nutzung ausdrücklich zustimmen. Wir werden Ihre Einwilligung hierfür vorab einholen. Selbstverständlich ist Ihre Einwilligung freiwillig. Falls Sie nicht zustimmen, entstehen Ihnen keinerlei Nachteile hinsichtlich Ihrer Bewerbung auf die konkrete Stellenausschreibung.

6. Datensicherheit

Um die im Rahmen Ihrer Bewerbung erhobenen Daten vor Manipulationen und unberechtigten Zugriffen zu schützen haben wir diverse technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen. Insbesondere erfolgt die Übertragung Ihrer Online-Bewerbung verschlüsselt gemäß dem aktuell anerkannten Stand der Technik.

7. Auskunftsrecht und Widerruf

Sie können mit uns unter der in Ziffer 1 angegebenen Adresse sowie über E-Mail an info@gruener-fisher.de, Telefon: +49 6374 9911-0, Fax: + 49 6374 9911-800 Kontakt aufnehmen.

Sollten Sie Fragen zum Thema Datenschutz, insbesondere zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten haben oder sich in Fällen von Auskünften, Berichtigung oder Löschung von Daten (Geltendmachung Ihrer Rechte nach Art. 15 ff. DSGVO), sowie zum Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft an uns wenden wollen, so können Sie unseren Datenschutzbeauftragten auch direkt kontaktieren:

Datenschutzbeauftragter Grüner Fisher Investments GmbH, Sportstraße 2a, 67688 Rodenbach, Telefon: +49 6374 9911-202, E-Mail: datenschutz@gruener-fisher.de.

8. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Von Zeit zu Zeit kann es, etwa wegen Weiterentwicklungen unserer Webseite oder gesetzlichen Änderungen, notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Wir behalten uns deshalb vor, die Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen erneut durchzulesen. Bei wesentlichen Änderungen werden wie Sie aktiv über diese informieren.

Stand dieser Datenschutzerklärung Juli 2023

9. Allgemeine Online Datenschutzerklärung

Bitte beachten Sie auch unsere allgemeine Online Datenschutzerklärung für weitere Informationen im Hinblick auf die Nutzung unseres Online-Auftrittes.